बजट एवं बजटरी नियंत्रण:
हेलो दोस्तों आज हम इस पोस्ट के माध्यम से बजट एवं बजटरी नियंत्रण की जानकारी प्राप्त करेंगे। और बजट का व्यवसाय में क्या महत्व होता है। व्यापक रूप से प्रबंध प्रक्रिया में योजना, संगठन, निर्देशन और नियंत्रण कार्यों को सम्मिलित किया जाता है। बजट योजना का एक मुख्य अंग है। न केवल व्यवसाय में ही बल्कि निजी जीवन में भी योजनाएं बनाई जाती हैं। बजट एक निश्चित अवधि में व्यवसाय के संचालन के लिए प्रबंध की योजनाओं का वित्तीय रूप हैं। यदि आप भी मैनेजमेंट का कार्य करने की सोच रहे हैं तो आपको बजट और बजटरी नियंत्रण के बारे में पता होना चाहिए कि यह क्या होता है तो आपको बजट और बजटरी नियंत्रण को समझने के लिए इस लेख को आगे जरूर पढ़ना चाहिए। बजटरी नियंत्रण से क्या आशय हैं। इसके महत्वपूर्ण उद्देश्य,लाभ, सीमाएं, आवश्यक गुण, वर्गीकरण व प्रक्रिया। (What is Budgetary Control) के बारे में विस्तार से जानकारी प्राप्त करने के लिए आगे पढ़े। उम्मीद है कि आपको यह पोस्ट अच्छी लगेगी। तो चलिए शुरू करते हैं।
बजटरी नियंत्रण से क्या आशय हैं। इसके महत्वपूर्ण उद्देश्य,लाभ, सीमाएं, आवश्यक गुण, वर्गीकरण व प्रक्रिया। (What is Budgetary Control)
Meaning of Budget(बजट का अर्थ):-बजट एक समय अवधि से संबंधित एक योजना है जिसे परिमाणात्मक रूप में व्यक्त किया जाता है। तथा यह व्यवसाय के भविष्य अवधि के कार्यों की एक व्याख्यात्मक योजना है। तथा यह संबंधित अवधि का पूर्व अनुमान है।
I.C.M.A.London के अनुसार, बजट एक निश्चित उद्देश्य की प्राप्ति के लिए अपनाई जाने वाली नीति का वित्तीय विवरण है जो एक निश्चित अवधि से पूर्व तैयार किया जाता है।
Meaning of Budgetary Control (बजटरी नियंत्रण का अर्थ):बजटरी नियंत्रण प्रबंध के पास एक ऐसा यंत्र है जिसे व्यवसाय की क्रियाओं की योजना बनाने, उसे क्रियान्वित करने तथा नियंत्रण करने के लिए प्रयोग किया जाता है।
Features of Budgetary Control (बजटरी नियंत्रण की विशेषताएं):
बजटरी नियंत्रण की महत्वपूर्ण विशेषताएं:-जो इस प्रकार से हैं।-
- बजट तैयार करना।
- वास्तविक निष्पत्ति का लेखा रखना।
- वास्तविक निष्पत्ति की बजट बनाई गई निष्पत्ति से निरंतर तुलना करना तथा बजट बनाई गई निष्पत्ति की प्राप्ति न होने पर उत्तरदायित्व निश्चित करना।
- सुधारात्मक कार्यवाही करना। जो बजट में महत्वपूर्ण परिवर्तन भी हो सकता है।
J.Batty-के शब्दों में, "बजटरी यंत्र एक ऐसी प्रणाली है जिसमें वस्तुओं और सेवाओं के उत्पादन और विक्रय के समस्त पहलुओं की योजना एवं नियंत्रण के लिए बजट का प्रयोग किया जाता।"
Objectives of Budgetary Control(बजटरी नियंत्रण के उद्देश्य):
बजटरी नियंत्रण के महत्वपूर्ण उद्देश्य है जो इस प्रकार से हैं-
- योजना बनाना (To Plan)- बजट व्यवसाय की भविष्य में एक निश्चित अवधि के लिए पूर्ण योजनाएं प्रदान करता है। यह योजनाएं उत्पादन कच्चे माल,विक्रय व श्रम की आवश्यकता,विज्ञापन और विकास क्रियाएं एवं पूंजी आवश्यकता से संबंधित होती हैं। योजना द्वारा बहुत सी समस्याओं का उनके उत्पन्न होने से पूर्व अनुमान लगाया जा सकता है। और उनका अध्ययन द्वारा हल निकाला जा सकता है।इस प्रकार योजना द्वारा बहुत से आपातकालीन संकटों से बचा जा सकता है।
- समन्वय करना(To Coordinate): बजटो द्वारा संगठन के अलग-अलग विभागों जैसे उत्पादन विपणन प्रशासन आदि में समन्वय लाया जा सकता है। यह समन्वय विभागीय प्रबंधकों की सलाह एवं उनमें नीतियों पर आपसी समझौते द्वारा लाया जाता है।
- संपर्क रखना(To Communicate): बजट विभिन्न विभागों के साथ संपर्क रखनेे की एक अच्छी तकनीक महत्वपूर्ण तकनीक है। बजट की व्यापक योजनाओं को तब तक क्रियान्वित नहीं किया जाएगा जब तक संगठन इन योजनाओं को अच्छी प्रकार से नहीं समझता। बजट की प्रतियां प्रबंधकीय कर्मचारियों को दी जाती है जिससे वे बजटो और कार्यक्रमों को भली-भांति समझ सकते हैं।
- नियंत्रण करना(To Control): नियंत्रण में यह देखा जाता है कि लक्ष्यों और योजनाओं को क्रियान्वित किया जाता है और इसमें देखा जाता कि वास्तविक निष्पत्ति पूर्वनिर्धारित योजनाओं केे अनुसाार है या नहींं। तथा विचलन को सुधारात्ममक कार्यवाही द्वारा दूर किया जाता है।
- विभागों और लागत केंद्रों की संचालन कार्यकुशलता में सुधारना।
- संगठन के सदस्यों से सहयोग एवं दृढ़ संकल्प प्राप्त करने के लिए।
- व्यवसाय की वित्तीय स्थिति और संचालन क्रियाओं का पूर्वानुमान लगाना ताकि संस्था के मूल्यवान संसाधन एवं संपत्तियों का कार्य कुशलता पूर्वक तथा प्रभावकारी ढंग से प्रयोग किया जा सके।
- उत्पादन में मौसमी उतार-चढ़ाव दूर करना।
Advantages of Budgetary Control (बजटरी नियंत्रण के लाभ):
बजटरी नियंत्रण के महत्वपूर्ण लाभ:-लागतो को नियंत्रण करने के लिए और लाभो को अधिकतम करने के लिए बजटरी नियंत्रण प्रबंध की एक महत्वपूर्ण तकनीक है। तथा यह वास्तविक निष्पत्ति की पूर्व निर्धारित निष्पत्ति से तुलना करती है और विचलनों का पता लगाती है और प्रबंध की सहायता करती है। तथा यह व्यवसाय के अपव्यय को कम करती हैं और कार्यकुशलता में सुधार करने और संगठन की कमजोरियों का पता लगाने में सहायक होती है। तथा बजटरी नियंत्रण के महत्वपूर्ण लाभ इस प्रकार से है:-
- बजटिंग से व्यवसाय के विभिन्न विभागों एवं कार्यों में समन्वय लाया जा सकता है।
- बजट आंकड़े परिमाणात्मक होने के कारण निष्पत्ति का मूल्यांकन अधिक विवेकशील होता है।
- इससे ज्ञात हो जाता है कि व्यवसाय में कार्यकुशलता है या इसकी कमी है।
- बजटिंग एक पैमाना प्रदान करती है जिससे वास्तविक परिणामों की तुलना आसानी से की जा सकती है।
- यह प्रणाली उत्पादन क्षमता को बढ़ाती है तथा अपव्यय को कम करती हैं और लागतो को नियंत्रित करती है।
- बजटिंग व्यवसाय के लक्ष्य एवं नीतियों का निर्धारण करने में सहायक होती है। तथा इससे व्यवसाय के लाभों को अधिकतम किया जा सकता है।
- बजटिंग प्रबंधकों को पहले से ही सोचने तथा बदलती हुई परिस्थितियों का सामना करने के लिए मजबूर करती है।
- बजटिंग से संप्रेषण की गुणवत्ता में वृद्धि होती है।
- बजटरी नियंत्रण Delegation of Authority में भी सहायता करता है।
- इसमें वास्तविक निष्पत्ति बजट के अनुसार न होने पर व्यक्तियों एवं विभागों पर जिम्मेदारी निश्चित की जाती है जिससे वे अपनी गलतियों के लिए दूसरों को जिम्मेदार नहीं ठहरा सकते।
Limitations of Budgetary Control (बजटरी नियंत्रण की सीमाएं):जिन व्यवसायिक संस्थाओं में बजटरी नियंत्रण प्रणाली अपनाई जाती है, उनमें लागतो को न्यूनतम स्तर पर रखा जाता है। तथा संसाधनों का अनुकूलतम प्रयोग किया जाता है फिर भी बजटरी नियंत्रण की निम्नलिखित सीमाएं हैं। जो इस प्रकार से हैं:-
- अनुमानों पर आधारित बजट(Budgets Based on Estimates):क्योंकि बजट पूर्व अनुमानों पर आधारित होते हैं तथा लक्ष्यों को यथार्थता से प्राप्त करने का विश्वास नहीं दिलाया जा सकता है। तथा बजट का सफल क्रियान्वयन इस बात पर निर्भर करता है कि यह अनुमान कहां तक सही है। इस प्रकार इस पद्धति को अपनाते समय इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि बजट अनुमानों पर आधारित होते हैं।
- कठोरता का जोखिम(Danger of Rigidity): बजट को परिमाणात्मक रूप में व्यक्त किया जाता है। तथा बजट आंकड़ों को अंतिम मानने की प्रवृत्ति रहती है। तथा एक बजट कार्यक्रम बदलती हुई परिस्थितियों के साथ-साथ परिवर्तनशील होना चाहिए।
- महंगी तकनीक(Expensive Technique): बजट नियंत्रण प्रणाली की स्थापना एवं संचालन व्यवसाय को महंगा पड़ता है क्योंकि इसकेे अंतर्गत विशेषज्ञों की नियुक्ति करनी पड़ती है। और अन्य कई प्रकार के खर्च करने पड़ते हैं। इस कारण छोटे व्यवसाय इसे अपनाने में कठिनाई अनुभव करते हैं। इसलिए यह प्रणाली बड़ेेे आकार वाले व्यवसाय के लिए ही लाभ प्रद रहती है।
- दबाव तकनीक(Pressure Technique):बजटो को कभी-कभी उच्च प्रबंधन द्वारा निम्न स्तर पर दबाव के रूप में प्रयोग किया जाता है। कर्मचारियों के कर्तव्य और जिम्मेदारी ढांचे में भी आवश्यक परिवर्तन करने पड़ते हैं जिसके लिए वेे अपनी प्रतिक्रिया व्यक्त करतेे हैं।
- बजटिंग प्रबंध के लिए केवल एक तकनीक है (Budgeting is only a Tool of Management): बजटिंग प्रबंध का स्थान नहीं ले सकती बल्कि यह प्रबंध की एक तकनीक है। बजट को स्वामी की बजाय नौकर मानना चाहिए। और कभी-कभी यह समझा जाता है कि व्यवसाय में बजट कार्यक्रम का प्रारंभ ही सफलता के लिए पर्याप्त है परंतु बजट का क्रियान्वयन अपने आप नहीं होता। तथा इसमें यह अति आवश्यक होता है कि पूरा संगठन इसमें जोश से भाग ले और बजटरी नियंत्रण के उद्देश्यों को प्राप्त करें।
Essentials of Effective Budgeting(प्रभावकारी बजटिंग के आवश्यक गुण):- उच्च प्रबंध का सहारा(Support of Top Management): बजटरी नियंत्रण प्रणाली की सफलता के लिए उच्च प्रबंध की सहायता एवं सहयोग प्राप्त होना बहुत जरूरी है। जब तक इस प्रणाली को प्रबंध महत्वपूर्ण नहीं समझता तब तक यह प्रभावकारी नहीं हो सकती। तथा बजट के क्रियान्वयन के लिए आवश्यक साधन उच्च प्रबंध ने ही प्रदान करने हैं।
- स्पष्ट संगठन(Well Defined Organisation): बजटरी प्रणाली से अधिकतम लाभ उठाने के लिए यह आवश्यक है कि व्यक्तियों के कर्तव्य ,अधिकार व जिम्मेदारियां स्पष्ट रूप से निश्चित की जाए।इसके लिए पूरे संगठन को जिम्मेदारी केंद्रों में विभाजित किया जाना चाहिए और प्रत्येक केंद्र की निष्पत्ति अलग-अलग जांच करनी चाहिए।
- जिम्मेदार प्रबंधकों द्वारा भागीदारी(Participation by Responsible Managers): बजट के उचित क्रियान्वयन के लिए उन प्रबंधकों को बजट बनाने में सम्मिलित करना चाहिए जिन्होंने उनका क्रियान्वयन करना है। ऐसा करने से प्रबंधक बजट को अपनी अपनी ही योजना समझेंगे और वे पीछे नहीं हटेंगे।
- लचीलापन (Flexibility): कोई भी बजटरी प्रणाली कठोर नहीं होनी चाहिए। बजट कार्यक्रम में भावी परिस्थितियों जिनका आज ज्ञान नहीं है, के अनुसार परिवर्तन करना संभव होना चाहिए। इससे बजट उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए प्रबंध का नियंत्रण सुदृढ़ होगा। दूसरी ओर यदि बजट कठोर है तो हो सकता है कि परिस्थितियों के बदलने के कारण उसे क्रियान्वित करना और असंभव हो जाए।
- मितव्य प्रणाली(Economical System): बजटरी प्रणाली की लागत इससे होने वाले लाभों से अधिक नहीं होनी चाहिए।
- मानकित कार्यविधियां (Standardised Procedures):बजट तैयार करने ,भेजने, जांच करने तथा उनमें आवश्यक परिवर्तन करने तथा निष्पत्ति के मापन एवं मूल्यांकन करने के लिए निरपेक्ष कार्य प्रणालियों को निर्धारित करना चाहिए।
- स्पष्ट संगठन(Well Defined):बजट तैयार करने के लिए लेखांकन विभाग से बहुत सी ऐतिहासिक सूचनाएं प्राप्त करनी पड़ती है।लेखांकन प्रणाली के अंतर्गत विभिन्न विभागों की वास्तविक निष्पत्ति को मापा जाता है व उसका मूल्यांकन किया जाता है। और यह देखा जाता है कि विचलन किस सीमा तक है।तथा लेखांकन प्रणाली ऐसी होनी चाहिए ताकि संगठन के प्रत्येक भाग पर जिम्मेदारी निश्चित की जा सके।
- उचित नीतियां (Reasonable policies): बजटरी कार्यक्रम के अंतर्गत व्यवसाय की नीतियां स्पष्ट होनी चाहिए तथा नीतियों के अनुसार ही कार्य को निर्धारित करना चाहिए तथा उसी के अनुसार बजट तैयार करने चाहिए। अतः इसलिए स्पष्ट नीतियों का होना अति आवश्यक है।
बजटो का वर्गीकरण (Classification of Budgets): बजटो का वर्गीकरण निम्न प्रकार से किया जा सकता है। जो इस प्रकार से है:
- अनुमानों पर आधारित बजट(Budgets Based on Estimates):क्योंकि बजट पूर्व अनुमानों पर आधारित होते हैं तथा लक्ष्यों को यथार्थता से प्राप्त करने का विश्वास नहीं दिलाया जा सकता है। तथा बजट का सफल क्रियान्वयन इस बात पर निर्भर करता है कि यह अनुमान कहां तक सही है। इस प्रकार इस पद्धति को अपनाते समय इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि बजट अनुमानों पर आधारित होते हैं।
- कठोरता का जोखिम(Danger of Rigidity): बजट को परिमाणात्मक रूप में व्यक्त किया जाता है। तथा बजट आंकड़ों को अंतिम मानने की प्रवृत्ति रहती है। तथा एक बजट कार्यक्रम बदलती हुई परिस्थितियों के साथ-साथ परिवर्तनशील होना चाहिए।
- महंगी तकनीक(Expensive Technique): बजट नियंत्रण प्रणाली की स्थापना एवं संचालन व्यवसाय को महंगा पड़ता है क्योंकि इसकेे अंतर्गत विशेषज्ञों की नियुक्ति करनी पड़ती है। और अन्य कई प्रकार के खर्च करने पड़ते हैं। इस कारण छोटे व्यवसाय इसे अपनाने में कठिनाई अनुभव करते हैं। इसलिए यह प्रणाली बड़ेेे आकार वाले व्यवसाय के लिए ही लाभ प्रद रहती है।
- दबाव तकनीक(Pressure Technique):बजटो को कभी-कभी उच्च प्रबंधन द्वारा निम्न स्तर पर दबाव के रूप में प्रयोग किया जाता है। कर्मचारियों के कर्तव्य और जिम्मेदारी ढांचे में भी आवश्यक परिवर्तन करने पड़ते हैं जिसके लिए वेे अपनी प्रतिक्रिया व्यक्त करतेे हैं।
- बजटिंग प्रबंध के लिए केवल एक तकनीक है (Budgeting is only a Tool of Management): बजटिंग प्रबंध का स्थान नहीं ले सकती बल्कि यह प्रबंध की एक तकनीक है। बजट को स्वामी की बजाय नौकर मानना चाहिए। और कभी-कभी यह समझा जाता है कि व्यवसाय में बजट कार्यक्रम का प्रारंभ ही सफलता के लिए पर्याप्त है परंतु बजट का क्रियान्वयन अपने आप नहीं होता। तथा इसमें यह अति आवश्यक होता है कि पूरा संगठन इसमें जोश से भाग ले और बजटरी नियंत्रण के उद्देश्यों को प्राप्त करें।
- उच्च प्रबंध का सहारा(Support of Top Management): बजटरी नियंत्रण प्रणाली की सफलता के लिए उच्च प्रबंध की सहायता एवं सहयोग प्राप्त होना बहुत जरूरी है। जब तक इस प्रणाली को प्रबंध महत्वपूर्ण नहीं समझता तब तक यह प्रभावकारी नहीं हो सकती। तथा बजट के क्रियान्वयन के लिए आवश्यक साधन उच्च प्रबंध ने ही प्रदान करने हैं।
- स्पष्ट संगठन(Well Defined Organisation): बजटरी प्रणाली से अधिकतम लाभ उठाने के लिए यह आवश्यक है कि व्यक्तियों के कर्तव्य ,अधिकार व जिम्मेदारियां स्पष्ट रूप से निश्चित की जाए।इसके लिए पूरे संगठन को जिम्मेदारी केंद्रों में विभाजित किया जाना चाहिए और प्रत्येक केंद्र की निष्पत्ति अलग-अलग जांच करनी चाहिए।
- जिम्मेदार प्रबंधकों द्वारा भागीदारी(Participation by Responsible Managers): बजट के उचित क्रियान्वयन के लिए उन प्रबंधकों को बजट बनाने में सम्मिलित करना चाहिए जिन्होंने उनका क्रियान्वयन करना है। ऐसा करने से प्रबंधक बजट को अपनी अपनी ही योजना समझेंगे और वे पीछे नहीं हटेंगे।
- लचीलापन (Flexibility): कोई भी बजटरी प्रणाली कठोर नहीं होनी चाहिए। बजट कार्यक्रम में भावी परिस्थितियों जिनका आज ज्ञान नहीं है, के अनुसार परिवर्तन करना संभव होना चाहिए। इससे बजट उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए प्रबंध का नियंत्रण सुदृढ़ होगा। दूसरी ओर यदि बजट कठोर है तो हो सकता है कि परिस्थितियों के बदलने के कारण उसे क्रियान्वित करना और असंभव हो जाए।
- मितव्य प्रणाली(Economical System): बजटरी प्रणाली की लागत इससे होने वाले लाभों से अधिक नहीं होनी चाहिए।
- मानकित कार्यविधियां (Standardised Procedures):बजट तैयार करने ,भेजने, जांच करने तथा उनमें आवश्यक परिवर्तन करने तथा निष्पत्ति के मापन एवं मूल्यांकन करने के लिए निरपेक्ष कार्य प्रणालियों को निर्धारित करना चाहिए।
- स्पष्ट संगठन(Well Defined):बजट तैयार करने के लिए लेखांकन विभाग से बहुत सी ऐतिहासिक सूचनाएं प्राप्त करनी पड़ती है।लेखांकन प्रणाली के अंतर्गत विभिन्न विभागों की वास्तविक निष्पत्ति को मापा जाता है व उसका मूल्यांकन किया जाता है। और यह देखा जाता है कि विचलन किस सीमा तक है।तथा लेखांकन प्रणाली ऐसी होनी चाहिए ताकि संगठन के प्रत्येक भाग पर जिम्मेदारी निश्चित की जा सके।
- उचित नीतियां (Reasonable policies): बजटरी कार्यक्रम के अंतर्गत व्यवसाय की नीतियां स्पष्ट होनी चाहिए तथा नीतियों के अनुसार ही कार्य को निर्धारित करना चाहिए तथा उसी के अनुसार बजट तैयार करने चाहिए। अतः इसलिए स्पष्ट नीतियों का होना अति आवश्यक है।
बजटो का वर्गीकरण (Classification of Budgets): बजटो का वर्गीकरण निम्न प्रकार से किया जा सकता है। जो इस प्रकार से है:
- समय के अनुसार:(According to Time):
- कार्य के अनुसार: (According to Function):
- लोचशीलता के अनुसार:(According to Flexibility):
- विक्रय बजट(Sales Budget)
- विक्रय एवं वितरण लागत बजट(Selling and Distribution Budget)
- उत्पादन लागत बजट(Cost of Production Budget)
- कच्ची सामग्री का बजट(Raw Material Budget)
- श्रम बजट(Labour Budget)
- क्रय बजट(Purchase Budget)
- रोकड़ बजट( Cash Budget)
- मास्टर बजट(Master Budget)
- प्रशासनिक व्यय बजट(Administrative Expenses Budget)
- शोध बजट(Research Budget)
- उत्पादन बजट(Production Budget)
- पूंजीगत व्यय बजट(Capital Expenditure Budget)